把线上商城、LHDN 与内部系统串成一条线
DayDreamer 把 HOOGA 的电商网站、马来西亚 LHDN 的电子发票系统与 HOOGA 自己的内部系统连成了一条流程:一笔线上订单会被提交做电子发票验证,并落成一条内部记录,中间没有人工环节。这项工作源于马来西亚的 MyInvois 法规,因此集成被设计成落在 HOOGA 原有的结账流程与团队原本就在用的内部系统之后——合规是必须满足的要求,而不是替换掉能用的系统的理由。顾客的购物体验与之前完全一样,而法规要求的开票,作为订单的一部分自动发生,不再是事后需要有人去做的工作。
概览
马来西亚的电子发票法规,把税务机关放进了 HOOGA 每一笔销售的中间。DayDreamer 搭起了满足它的那条连接——把 HOOGA 的电商网站、LHDN 的电子发票系统与 HOOGA 自己的内部系统连通,让一笔订单在同一次流转中既成为一张合规的电子发票,也成为一条内部记录,中间不需要任何人重新录入。
背景
HOOGA 是一个北欧风格的家居装饰与家具品牌——名字取自丹麦的 hygge 概念——在马来西亚由 EADESS SDN. BHD. 运营。它通过自有实体门店与线上商城 findinghooga.com.my 销售,据其自身表述,门店遍及马来西亚、新加坡、柬埔寨、泰国、阿联酋与巴林。
马来西亚的电子发票法规不是一种可选的报送方式;从 LHDN 按营业额分段设定的日期起,一笔销售只有提交至 MyInvois 并通过验证,才算开出了合规发票。这对做线上零售的企业来说位置很尴尬:销售发生在电商平台,记录应当落在内部系统,而两者当初都不是为了与税务机关对话而建的。靠人工去搭这座桥,在小规模时可行,在零售规模下则无法维持——而每一次人工重录,都是合规错误可能进来的地方。
我们交付的内容
电商系统对接
系统集成
打通 HOOGA 的 WooCommerce 商城,让一笔完成的订单自带开具电子发票所需的信息,销售本身成为合规的触发点,而不是事后再去对账的东西。
LHDN MyInvois 对接
合规对接
搭建向 LHDN 电子发票系统提交的通道,让发票按法规要求的格式自动送去验证。
内部系统对接
后端集成
把 HOOGA 自己的内部系统接入同一条流程,让税务机关手上的那张发票与业务赖以运转的那条记录,始终是同一条记录。
技术与工具
成果
- →把线上商城、LHDN 电子发票系统与 HOOGA 的内部系统连通,一笔销售抵达税务机关与内部记录之间,不再需要人工中转。
- →在不改变 HOOGA 售卖方式的前提下满足政府法规——顾客用的仍是他们本来就熟悉的那个结账流程。
- →把开电子发票变成订单流程的一部分,而不是一项报送工作,合规不再取决于有多少人工工时。
- →去掉了系统之间的重复录入,而那正是合规错误最容易进来的地方。
- →围绕 HOOGA 已经在跑的内部系统来做集成,而不是为了合规就要求业务迁移到一套新东西上。
所用能力
常见问题
我们用 WooCommerce 做线上销售,你们能把它对接到 LHDN MyInvois 吗?+
可以 —— HOOGA 用的正是 WooCommerce,发票也从这家商城提交。一笔 WooCommerce 订单几乎已包含电子发票所需的全部信息,所以要做的是按法规要求的格式把它送到 LHDN,再把验证结果带回来,而不是让某个插件反过来决定业务其余部分怎么运作。
LHDN 的电子发票法规适用于我们。你们能把它对接到我们现有的系统上吗?+
可以——这正是这类项目的形态。HOOGA 的项目里,我们把他们的电商网站、LHDN 的电子发票系统与他们自己的内部系统连了起来,一笔销售在同一次流转中完成提交验证与内部记录。法规是固定的;接在它另一端的,是你手上已经有的东西。
为了合规,我们必须更换电商平台或内部系统吗?+
不用。HOOGA 两者都保留了。我们把集成做在系统之间,由它把发票送到 LHDN,而不是为了满足一条税务规定就要求业务迁移到新系统上。替换一套还能用的系统,是比合规本身大得多的工程。
我们的线上商城和内部系统之间并不互通,这对电子发票是个问题吗?+
这正是真正的问题,也正是我们要解决的。电子发票要求销售与业务记录彼此对得上,所以两个从不交换数据的系统现在必须交换。HOOGA 的项目里,这条连接就是工作本身——向 LHDN 的提交是建在它之上的。
上了电子发票之后,顾客在结账时会有什么变化吗?+
不必有。HOOGA 的顾客照旧购物,合规的部分发生在订单背后。法规是加在企业身上的义务,没有理由让它变成购买体验里的阻力。